Steven Johnson tem a reputação de ser um nerd de software de pesquisa. Autor de 13 livros de não ficção, está constantemente em busca de ferramentas digitais para agilizar seu processo criativo. Assim, quando grandes modelos de linguagem – que alimentam ferramentas de IA de geração de texto, como o ChatGPT – começaram a chamar a atenção, ele ficou mais interessado no que eles poderiam significar para a organização de informações.

Em 2022, um artigo Johnson escreveu sobre LLMs para o New York Times chamou a atenção de pesquisadores do Google Labs, o braço experimental de IA da empresa de tecnologia, que o procuraram com uma proposta: ele os ajudaria a desenvolver o tipo de assistente de pesquisa digital com que sempre sonhou? O resultado é o NotebookLM, uma ferramenta de anotações que usa IA para ajudar a organizar, resumir e responder perguntas sobre qualquer informação fornecida. “A maneira como pensamos sobre isso é uma ferramenta para compreender as coisas”, diz Johnson.

A IA generativa foi adotada com entusiasmo no espaço tecnológico de produtividade, com ferramentas novas e existentes prometendo recursos que podem ajudar a agilizar sua agenda, simplificar e-mails e fazer anotações com mais eficiência. Geralmente sou cético em relação a esses produtos, presumindo que, no momento em que comecei a configurá-los, provavelmente já neguei a maioria de seus benefícios de produtividade. Mas com uma nova geração em cena, perguntei-me se o meu fluxo de trabalho não poderia beneficiar de um impulso de IA. Será que essas ferramentas poderiam realmente oferecer algumas das vantagens reivindicadas pelos acólitos da IA, automatizando aspectos mais monótonos do trabalho e deixando-me livre para me concentrar em empreendimentos criativos?

Abordei o NotebookLM com cautela, observando o aviso na parte inferior da tela: “O NotebookLM às vezes ainda pode fornecer respostas imprecisas, então você pode querer confirmar quaisquer fatos de forma independente”. Como jornalista, desconfio da tendência da IA ​​para “alucinar”. Mas NotebookLM difere de geradores de texto como ChatGPT, Claude ou Gemini porque só funciona com as informações que você fornece. Você pode iniciar um novo “caderno” para um projeto e carregar até 50 “fontes”. Isso pode incluir PDFs, arquivos de áudio (que transcreve automaticamente), arquivos .txt, links da web e Google Docs. Tentei enviar notas e arquivos de entrevistas para uma história em que estava trabalhando e, em seguida, pedi ao “Guia do Notebook” – um assistente de IA – para produzir um documento informativo com base em seu conteúdo.

Eu imediatamente vi o apelo. O resumo resumiu os principais pontos levantados em horas de áudio e estabeleceu links entre minhas fontes. Ele até retirou citações importantes. Usando a função de chat de IA, interroguei mais detalhadamente o material, perguntando quais descobertas eram mais surpreendentes e fazendo perguntas específicas sobre o conteúdo. Em vez de vasculhar minhas transcrições para lembrar quais entrevistados haviam defendido um determinado ponto, simplesmente perguntei: “Quem falou sobre (tópico X)?” e obtive um resumo detalhado de quem disse o quê – junto com notas de rodapé que me direcionaram para o texto exato do material original.

É a restrição central do NotebookLM – usar apenas as informações que você fornece – que o torna tão útil. Pude vê-lo sendo adotado por estudantes e profissionais do conhecimento de todos os matizes. Johnson diz que tem um caderno para seu próximo livro, onde armazena ideias e pede ao guia que sugira estruturas de capítulos ou personagens principais. “Isso é como um caderno de brainstorming direcionado”, diz ele. Ele também tem um para o próprio projeto NotebookLM, onde agrupa anúncios e memorandos. Ele usou o guia para redigir um comunicado à imprensa sobre um novo recurso e fez com que ele criasse seu próprio slogan: “Pense de maneira mais inteligente, não mais difícil”.

Existem desvantagens. O guia fornece respostas longas às perguntas, o que resulta em muito texto para percorrer, e descobri um nível de subjetividade rastejando nos resumos gerados por IA (considerei minha entrevista com Johnson “fascinante”). Isso ficou particularmente evidente na opção “Visão geral de áudio”, um recurso muito badalado que cria um podcast de 10 minutos gerado por IA com base em suas fontes. É bastante alucinante no início: realmente parece dois apresentadores de podcast discutindo o assunto com conhecimento de causa. Mas descobri que isso extrapolou meu material, fazendo julgamentos de valor que não refletiam necessariamente o conteúdo original.

O NotebookLM definitivamente me economizou tempo na localização de informações, mas produtividade não se trata apenas de eficiência. Johnson acredita que a ferramenta pode ajudar a criatividade em um nível mais profundo. Ele tem um caderno que chama de “caderno de tudo”. Ele contém milhares de citações que ele coletou de e-books nos últimos 25 anos, e ele está adicionando lentamente o texto de todos os livros que escreveu. Ele então o trata como uma extensão de sua memória, usando o chat de IA para trazer à tona tópicos de interesse ou estabelecer conexões entre fontes. “É incrivelmente bom dizer: ‘Ah, sim, há 15 anos você leu aquele artigo sobre colônias de formigas’”, diz ele.

Tsua ideia de terceirizar ou expandir o poder do cérebro é um tema comum nos círculos de produtividade. A metáfora de um “segundo cérebro” surge muito. “O conceito do segundo cérebro é efetivamente uma forma que permite que você tenha outro produto que faça grande parte do trabalho pesado para você, liberando-o para trabalhos de maior valor”, diz Robbie O’Connor, da empresa com sede em São Francisco. plataforma de produtividade Noção. O’Connor costumava trabalhar no Google Maps e compara a segunda ideia cerebral a como esse aplicativo sobrecarregou nossas capacidades de navegação. “Isso lhe deu muito mais potência, muito mais liberdade, muito mais confiabilidade”, diz ele.

O Notion oferece um conjunto de ferramentas organizacionais, com diversos modelos para anotações, incluindo lista de tarefas, planejador de projeto e orçamento, bem como recursos de IA. Ele também tem um aplicativo de calendário e no mês passado anunciou um próximo aplicativo de e-mail. Achei isso demais quando fiz login – normalmente apenas escrevo uma lista de tarefas no papel. Quando corajosamente comecei a preencher uma lista de tarefas semanais, um rastreador de hábitos e um planejador de projetos, não pude deixar de sentir que estava procrastinando em vez de realmente fazer o trabalho que estava planejando. Uma grande parte do apelo do Notion, entretanto, são seus recursos colaborativos quando adotados entre equipes; trabalhando sozinho, perdi esses benefícios.

Outro produto para anotações, Capacidadesé mais intuitivo, embora ainda um tanto intimidador. Este foi lançado em 2022 e recentemente ganhou um impulso depois de ser recomendado por Casey Newtonjornalista de tecnologia e usuário avançado de ferramentas de produtividade. A grande ideia do Capacities é acabar com o tradicional sistema de armazenamento de arquivos e pastas do computador. Em vez disso, as notas são classificadas por tipo como “objetos” – por exemplo, um livro, PDF, pessoa, link da web, imagem ou documento. Você pode então organizar e vincular esses objetos agrupando-os ou adicionando tags. A ideia é que você seja capaz de redescobrir notas relevantes com mais facilidade; eles ficam mais organizados com o tempo, em vez de ter um único local definido desde o início. “Não adianta armazenar e organizar coisas se isso não ajudar você no final”, diz o cofundador Steffen Bleher. Há também um assistente de IA.

Comecei a colecionar objetos, anotando ideias para histórias e inserindo links interessantes. Foi uma boa maneira de manter as coisas em um só lugar; normalmente eu anotava ideias no aplicativo Apple Notes e marcava links em meu navegador. Mas depois de usar o Capacities por um tempo, descobri que não tinha muitas anotações para me beneficiar de sua abordagem de rede de informações. Ficou claro que seria necessário um compromisso de longo prazo para tirar o máximo proveito disso. Para Bleher, Capacities é basicamente uma escolha de estilo de vida; ele o usa para fins profissionais e pessoais, acrescentando pensamentos sobre os livros que está lendo e ideias que surgem de discussões com amigos. Um tour em vídeo do cofundador Michael von Hohnhorst mostra-o anotando reflexões sobre um podcast que acabou de ouvir e salvando citações e receitas favoritas. Não consigo imaginar documentar minha vida nesse nível. UM Capacidades estados de postagem do blog: “Construir um segundo cérebro exige disciplina.” Talvez seja isso que me falta.

Bleher reconhece que um pequeno grupo de usuários avançados de produtividade é ofuscado por um grupo muito mais longo de pessoas que desejam apenas uma solução para um problema específico de fluxo de trabalho que estão enfrentando. Embora ele claramente se enquadre no primeiro campo, ele tem uma visão pragmática na adoção de novas tecnologias. “Muitas pessoas caem na armadilha da produtividade de que precisam ter configurações malucas e fazer mais coisas e, no final, basicamente procrastinam e não conseguem fazer nada”, diz ele.

Anna Gurun, diretora associada da HSM Advisory, um grupo consultivo sobre o futuro do trabalho, concorda com esse sentimento. “O grande desafio é confundir produtividade com ocupação”, diz ela. Você pode marcar muitas tarefas em um aplicativo de lista de tarefas, mas está realmente conseguindo o que precisa? Seu calendário de IA pode organizar sua agenda, mas você ainda gasta muito tempo em reuniões desnecessárias? “Se você não tiver certeza dos resultados que deseja alcançar, não conseguirá usar a ferramenta de maneira eficaz”, diz ela. Produtividade também tem um lado mais emocional, acrescenta ela, no qual as ferramentas tecnológicas não podem realmente ajudar. Talvez você seja menos produtivo porque está dormindo mal ou acabou de passar por um rompimento ruim. Os aplicativos também podem fazer com que o fracasso pareça maior, diz ela: “Você meio que amplia o comportamento”.

Essas palavras me vieram à mente quando olhei para uma ferramenta de calendário que estava testando. Existem muitas ferramentas de agendamento inteligentes – optei pelo Reclaim.ai, de propriedade do Dropbox. Ele sincroniza com o Google Agenda e, quando usado pelas equipes, otimiza os melhores horários de reunião para atender a todos os participantes. Ele também possui vários recursos simples, mas sensatos, incluindo a capacidade de adicionar automaticamente um buffer de “descompactação” após reuniões que incluem um link de vídeo e a opção de inserir “hábitos” – tarefas regulares para as quais você deseja reservar tempo. Estabeleci o hábito diário de passar uma hora trabalhando naquele romance que sempre pretendo escrever, para o qual Reclaim.ai encontrou dinamicamente tempo para cumprir minhas outras obrigações. No início, ter o lembrete do calendário foi um bom motivador, mas logo percebi que tinha sido ambicioso demais. Por mais sofisticados que sejam os recursos, nenhuma ferramenta de agendamento pode criar mais horas no dia ou me forçar a realmente fazer o trabalho.

À medida que a IA se torna mais inteligente, porém, ela poderá ser capaz de cuidar de mais daquelas pequenas tarefas cansativas que desviam a atenção daquilo em que realmente queremos dedicar nosso tempo. A próxima tendência é para “agentes” de IA – um passo à frente de um chatbot, com a capacidade de realmente agir. Este mês, a empresa de IA Anthropic demonstrou um modelo experimental de IA que pode preencher automaticamente um formulário da web, encontrando dados no computador de alguém. O Google está desenvolvendo um agente de IA que poderia reservar um voo ou fazer uma compra online de forma autônoma.

Rahul Vohra, fundador e executivo-chefe do aplicativo de e-mail Sobre-humanodiz que essa abordagem chegará às ferramentas de produtividade. Superhuman já possui recursos de IA para ajudar a escrever, resumir e responder e-mails, e recentemente adicionou um que cria eventos de calendário automaticamente com base nos detalhes enviados por e-mail. Os agentes de IA poderiam fazer mais. “Você pode imaginar um agente de IA que faz a triagem em seu nome, que agenda em seu nome, que até escreve e um dia envia e-mails totalmente escritos em seu nome”, diz ele.

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